在建設(shè)工程管理中，文控是其中很重要的一項工作，直接影響著工程建設(shè)監(jiān)理公司工程作業(yè)過程中的效率。建設(shè)部檢查從高到省到地方的行政主管部門檢查，都把資料文控件檢查列為重中之重。國家在《建設(shè)工程資料管理規(guī)程》、《建筑工程施工質(zhì)量驗收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)》等相關(guān)的規(guī)范書中已經(jīng)做了規(guī)范規(guī)程，都有嚴(yán)格詳細(xì)的規(guī)定。監(jiān)理公司技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)牽頭，對資料進行程序化管理，并將資料培訓(xùn)納入日常工作中，可以迎接上級主管部門的各種檢查；讓工地有理、有據(jù)、有條不穩(wěn)的程序化的項目管理；提高現(xiàn)場監(jiān)理人員的資料管理水平。這樣有條不絮，有力度，高質(zhì)高量執(zhí)行工作。
第一點： 資料目錄表
按照國家、地方對監(jiān)理資料的要求，制作監(jiān)理資料檢查明細(xì)表?？梢粤谐杀砀瘢@個表格涵蓋工地所有的資料內(nèi)容。將表格里面的內(nèi)容細(xì)化，幾張紙，就可以涵蓋所有的工地檢查的內(nèi)容要求，細(xì)化的表格里，可以將資料的一些全部覆蓋其中。公司工程部按照這個表格，可以定期到現(xiàn)場進行針對性的檢查。這個表格，前提是下發(fā)到所有項目監(jiān)理部，項目部對照資料根據(jù)工程的進展情況進行自檢，一條條對應(yīng)進行自查。缺少什么資料，就補什么資料。由總監(jiān)負(fù)責(zé)資料的管理工作，一些大工地都配有資料員，小工地則由負(fù)責(zé)資料的監(jiān)理員來完成。過去我所在的一些公司，都采用了這樣的管理模式，自己也做過幾個公司的技術(shù)負(fù)責(zé)人，也親自起草推行了一些這樣的檢查表格。
第二點：資料程序化
目前國家程序化管理已經(jīng)納入日常的建設(shè)管理當(dāng)中，比如標(biāo)準(zhǔn)圖集，比如各種標(biāo)準(zhǔn)。作為監(jiān)理公司，可以將監(jiān)理的一些文件進行系統(tǒng)的程序化。就像ISO貫標(biāo)一樣的程序，但是，貫標(biāo)人員因為并不熟悉監(jiān)理的行業(yè)，弄出的東西，其實并不適合我們監(jiān)理的項目部檢查。對于工程建設(shè)監(jiān)理公司，可以針對自己公司的內(nèi)部管理，將文件程序化的做出來。比如，監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理質(zhì)量各種評估報告等等，一些系列監(jiān)理的文件，制作成范本，就像國家的范本合同一樣，統(tǒng)一的一些標(biāo)準(zhǔn)通用文字，并里面空置一些各個工地針對性的條款，則留出空白。就像目前流行的建筑工地的系列安全軟件一樣，根據(jù)工地的具體情況，將針對性地填入。
第三點：項目監(jiān)理臺賬
項目監(jiān)理部成立初期，作為公司的檢查，就要分清現(xiàn)場程序控制的管理資料和竣工備案時候的歸檔資料。工地會隨著進展情況，逐步加人，又逐步撤人，項目監(jiān)理部辦公室也會隨著工地的不斷撤離幾經(jīng)輾轉(zhuǎn)，很多資料到最后如果管理不善的話，就會遺失，很多是難以補救的，最后導(dǎo)致無法提供備案資料。因而，總監(jiān)要高度重視這資料的管理。就要根據(jù)國家及地方檔案館的規(guī)定明細(xì)，提前在工地留置一套需要備案的資料，根據(jù)工地的具體情況，設(shè)置統(tǒng)一的臺賬。按照檔案館的要求，一項一項的落實。
第四點：內(nèi)部資料管理
項目監(jiān)理部，在總監(jiān)的帶領(lǐng)下，對資料應(yīng)該經(jīng)常自查，就是按照公司及國家、地方、規(guī)范等等有關(guān)文件，自查。分門別類地建立統(tǒng)計臺賬。這個各個公司，有自己的要求。譬如浙江省，就有《建設(shè)工程監(jiān)理工作標(biāo)準(zhǔn)》，譬如寧波地區(qū)，就有《寧波市建筑工程資理管理規(guī)程用表》A、B、C類三類表格，很具體，很詳細(xì)，按照該標(biāo)準(zhǔn)和指南，系統(tǒng)的整理歸類，做好統(tǒng)計臺賬，就行了。那么，上級主管部門，大多是依據(jù)這樣的規(guī)定，進行檢查，這樣，工地的資料管理，對現(xiàn)場，對上級的檢查，都不會查出致命的問題，工地的管理依據(jù)這樣的資料，也不會出現(xiàn)大的紕漏。公司級別的檢查，只是起一個輔助的督促和強化的作用。
第五點：現(xiàn)場監(jiān)理資料
工程從第一次工地例會開始，到竣工驗收后的資料歸入檔案館，是一個龐大的系統(tǒng)工程。這樣的一個龐大的資料系統(tǒng)工程，是一點一點逐步完成的，有些是過程控制資料，有些是要納入檔案館的。我們監(jiān)理人，應(yīng)該自豪，我們無論是總監(jiān)還是專監(jiān)，亦或是監(jiān)理員，所簽署的名字，在檔案館里，都是有年限的，長期保管、中期保管、短期保管。就像萬里長城，有些磚都刻有名字，那是歷史的記錄。如今，檔案館里，有我們的名字，這名字雖說不是名垂千古，可也是責(zé)任重大。有些地區(qū)，還有將標(biāo)牌刻好在小區(qū)中。如今，任何一個工程項目，都是終身制，簽字后，檔案館里，很多資料，就會找到我們的名字，因此，資料管理這是個很嚴(yán)肅的事情，大意不得。
工程建設(shè)監(jiān)理公司正常合理邏輯下從內(nèi)到外，從大到細(xì)小節(jié)點的文件管控，所以很多公司要求做好5S的管控，利用整理、整頓、清潔、清掃、素養(yǎng)做到效率成本的提升。
